Qué se debe tener en cuenta para la ejecución de recaudos y devoluciones de recursos en el Presupuesto de Ingresos? – Asesorías y Sistemas Computarizados SAS

El recaudo o la devolución de recursos en el Presupuesto de Ingresos se ejecuta de manera simultánea con la causación contable del recaudo o la devolución; es decir, a través del mismo documento contable. Para que esta causación se lleve a cabo correctamente se deben cumplir los siguientes requisitos:

Requisito #1. La Cuenta contable (p. ej. Cuentas por Cobrar, Ingresos, etc.) a "acreditar" con la imputación contable del recaudo debe estar articulada con el "rubro presupuestal" a ejecutar/afectar.

Abra el módulo CONTABILIDAD.
Abra el menú "Maestros/Cuentas Contables".
Ejecute la tarea "(1) Actualización".
Seleccione la opción "Modificación de una Cuenta".
Edite la Cuenta Contable que desea articular con el Rubro Presupuestal a ejecutar con el recaudo.
En "Ejec Presupuesto?" tecleé "S", para autorizarla.
En "Cuando?" seleccione "Siempre" (recomendado), para permitir la ejecución del presupuesto tanto para el recaudo (Al acreditar) como para la devolución (Al Debitar).
En la ventana CUENTA DE PRESUPUESTO defina los códigos del rubro presupuestal a afectar.
En Forma de Recaudo seleccione la columna de la ejecución presupuestal de ingresos, donde desea que se muestren los recaudos, para el caso de este rubro.
Guarde la actualización efectuada.

Requisito #2. El Documento contable (p. ej. Recibo de Caja (RC), Nota de Contabilidad (CN), Factura de Compra (FC), etc.) con el cual desea registrar el recaudo o devolución, debe estar autorizado para "ejecutar el presupuesto de ingresos".

Abra el módulo CUENTAS CORRIENTES o EMISIÓN DE DOCUMENTOS, según del que sea Licenciatario.
Abra el menú "Maestros/Tipos de Documentos".
En el campo Código tecleé el código del documento contable con el cual desea registrar el recaudo o devolución, o presione la tecla <F1> para consultar la lista y seleccionarlo.
En Desea modificar datos de la página 1? tecleé "N".
En Desea modificar datos de la página 2? tecleé "S".
En Permite ejecutar Presupuesto de Ingresos? tecleé "S", para autorizarlo.
Guarde la actualización efectuada.

CONSIDERACIONES SOBRE LA CUENTA CONTABLE POR ARTICULAR

La siguiente tabla describe cómo se ejecuta el Presupuesto de Ingresos a través del registro contable:

TRANSACCIÓN	IMPUTACIÓN QUE EJECUTA EL PRESUPUESTO	RECAUDO PRESUPUESTAL
Recaudo	Imputación contable de naturaleza CRÉDITO	Suma
Devolución	Imputación contable de naturaleza DÉBITO	Resta

En base a lo anterior:

No se debe articular la Cuenta (contable) de EFECTIVO (11xx), a o de donde ingresan o salen los recursos; ya que ésta (la Cuenta) no describe el Concepto del ingreso.
Se articula la Cuenta (contable) de INGRESOS (4xxx) cuando el documento de causación de la venta o ingreso (p. ej: factura de venta) es "de contado".
Se articula la Cuenta (contable) de CUENTAS POR COBRAR (13xx) cuando el documento de causación de la venta o ingreso es "a crédito"; por lo tanto, el recaudo se registra con recibo de caja.
En el software se determinó que se articularían las Cuentas (contables) de INGRESOS (4xxx) o CUENTAS POR COBRAR (13xx), según el caso, ya que permiten determinar el Concepto del ingreso y así articular el rubro presupuestal correspondiente.