Instructivo para la obtención de copias de respaldo (Backups) de archivos de datos – Asesorías y Sistemas Computarizados SAS

Las copias de respaldo permiten conservar una copia de seguridad de la información almacenada en el sistema, con el fin de proteger los datos ante fallas del equipo, daños en el disco duro o cualquier otro evento que pueda afectar la integridad de la información.

El Software ASCII incluye una utilidad que permite fácilmente obtener copias de respaldo de todos los archivos de datos de todos los módulos "ASCII", que correspondan a la empresa indicada (una por vez).

La utilidad incluida en el Software permite obtener copias de respaldo "Completas (Full Backup)". Es decir, incluye todos los archivos de datos de todos los módulos. Esta utilidad no permite la obtención de copias "Incrementales" o "Diferenciales".

✅ Recomendaciones generales

Realizar copias de respaldo de manera periódica (preferiblemente diaria o semanal).
Conservar varias copias históricas y no reemplazar siempre el mismo archivo.
Guardar las copias en medios externos o ubicaciones diferentes al equipo principal.
Mantener al menos una copia fuera del computador, por ejemplo en un disco externo o almacenamiento en red.
Obtener las copias de respaldo mientras ningún usuario se encuentra operando el Software ASCII.
"Copias espejo" de la carpeta ASCII en el servidor no deben considerarse "copias de respaldo". Si un archivo se borra o se daña en el origen (servidor), ese cambio también se replicará en la "copia espejo".
Si en el servidor se realiza una sincronización permanente tipo espejo de la carpeta ASCII, esto constituye un mecanismo de replicación, pero no un respaldo histórico. En cambio, si se generan archivos comprimidos o copias periódicas (por ejemplo ZIP) de la carpeta ASCII con fechas diferentes, entonces sí se trata de copias de respaldo propiamente dichas.

Para ejecutar el proceso de copia de respaldo, siga los siguientes pasos:

Paso 1. Ejecute la tarea encargada de obtener copias de respaldo

Abra el programa ASCII.
Seleccione cualquiera de los módulos "ASCII" instalados.
Abra el menú UTILIDADES.
Dentro de este menú, seleccione la opción “Copia de respaldo general”.
En el campo Empresa indique la empresa de la cual va a obtener copia de sus archivos de datos.
En el campo Utilidad seleccione la aplicación a través de la cual realizará la copia de respaldo:
- PKZip: Es la aplicación por defecto.
- Wzsip: Si en el computador se encuentra instalado el complemento "WZZIP" de la aplicación "Winzip" (se requiere licencia)
En el campo Ruta destino indique la letra de la unidad de disco donde se almacenará la copia de respaldo, seguida opcionalmente de la carpeta destino.
La ruta puede corresponder a:
- Un disco local del computador (por ejemplo: C:\RESPALDOS).
- Un disco externo o memoria USB (por ejemplo: E:\BACKUP).
- Una unidad de red (por ejemplo: Z:\RESPALDOS).
  
  Es recomendable guardar las copias de respaldo en una ubicación diferente al disco donde se encuentra instalado el sistema.
En el campo Archivo Destino debe ingresar el nombre del archivo ZIP que contendrá la copia de respaldo.
Recomendaciones:

Utilice un nombre diferente en cada copia, con el fin de conservar un histórico de respaldos.
Se sugiere incluir la fecha de generación de la copia dentro del nombre del archivo.

Ejemplos:

Backup_ASCII_2026-03-05.zip
Respaldo_ASCII_05032026.zip
ASCII_Backup_Marzo05_2026.zip

De esta forma se evita sobrescribir copias anteriores y se mantiene un historial de respaldo de la información.

9. Confirme la ejecución de la tarea en "Desea iniciar la Copia de Respaldo?".

10. Espere a que el sistema finalice el proceso y confirme la creación del archivo. El sistema generará un archivo comprimido en formato ZIP que contendrá los archivos de datos respaldados.

Paso 2. Verificar la creación del archivo

Finalmente:

Acceda a la ruta destino definida en el paso 2.6.
Verifique que el archivo ZIP haya sido creado correctamente.
Se recomienda abrir o copiar el archivo para confirmar que el respaldo es accesible.