Instructivo del proceso de Autoliquidación de Aportes (PILA)

El presente instructivo tiene como propósito describir de manera detallada el procedimiento para realizar la Autoliquidación de Aportes a Seguridad Social y Parafiscales en el Software ASCII, permitiendo la correcta generación de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) conforme a la normatividad vigente en Colombia. Este proceso comprende la ejecución del proceso de liquidación de los aportes correspondientes al período, la validación de la información generada y la creación del archivo plano en el formato requerido, el cual deberá ser cargado posteriormente en la plataforma del Operador de Información autorizado, para su validación, presentación y pago.

REQUISITIOS PREVIOS PARA LA AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES (PILA)

Antes de ejecutar el proceso de Autoliquidación de Aportes a Seguridad Social y Parafiscales en el Software ASCII, es indispensable verificar que se hayan cumplido previamente las siguientes actividades:

1. Ejecución de la liquidación definitiva de la nómina correspondiente a la segunda (2ª) quincena del mes. La nómina debe encontrarse en estado definitivo, es decir, liquidada y cerrada, garantizando que los valores devengados, deducciones y bases de cotización queden consolidados para el período.

2. Cierre de las Liquidaciones de Vacaciones, que se realiza mediante la ejecución de la tarea "Actualización de Acumulados a partir de Vacaciones" en el menú "LIQUIDACION > Vacaciones > Actualiza Acumulados". Este proceso deja en firme y dá por concluida la elaboración de las liquidaciones de vacaciones del mes, actualizando los acumulados que inciden en la base de aportes.

3. Cierre de las Liquidaciones de Contratos, que se realiza mediante la ejecución de la tarea "Actualización de Acumulados a partir de Liquidaciones" en el menú "LIQUIDACION > Contratos de trabajo > Actualiza Acumulados". Este proceso deja en firme y dá por finalizada la elaboración de las liquidaciones de contratos del período, incorporando sus valores a los acumulados del sistema.

Estos tres pasos son fundamentales, dado que el proceso de Autoliquidación toma como base la información generada en todas las liquidaciones efectuadas en el mes, incluyendo entre otros:

• Ingresos salariales y conceptos que constituyen base para la liquidación de aportes.
• Prestaciones sociales que inciden en la base de cotización cuando aplique.
• Novedades reportadas en el período (incapacidades, licencias, vacaciones, ingresos, retiros, entre otras).

PROCEDIMIENTO PARA LA AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES (PILA)

Paso #1. EJECUCIÓN DEL PROCESO AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES

Instrucciones

1. Ejecute la tarea "Generación Autoliquidación de Aportes (Res.2388)" en el menú "PROCESOS > Autoliquidación Aportes > Generación ALA".
2. En el campo Ciclo indique el período (Año y Mes) que corresponde  a la PILA a generar.
3. Confirme la ejecución del el proceso.

El sistema tomará como base la información consolidada del mes (nómina, vacaciones y liquidaciones de contrato, etc.), calculará los aportes a:

• Seguridad Social (Salud, Pensión, Fondo Solidaridad Pensional, Riesgos Laborales).
• Parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, ICBF, SENA, ESAP, Instituto Técnico).

Una vez finalizado el proceso, el sistema generará la planilla preliminar con los valores individuales por empleado y los totales consolidados.

Paso #2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LA PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACIÓN DE APORTES (PILA) 

Instrucciones

1. Ejecute la tarea "Listado detallado de Pago Unificado de Aportes" en el menú "PROCESOS > Autoliquidación Aportes > Listado detallado".
2. En el campo Ciclo indique el período (Año y Mes) que corresponde  a la PILA objeto de la revisión.
3. En el campo “Clasificar por Sucursal?”, digite “S” (Sí) si desea que la planilla se genere discriminada por cada Sucursal, o “N” (No) si prefiere que se consolide en una única planilla general.

Revisar y verificar detalladamente en el informe:

    - Novedades (ingresos, retiros, incapacidades, licencias, vacaciones, etc.).

    - Días cotizados.

    - Bases de cotización (IBC).

    - Valores aportados por empleado .

Paso #3. GENERACIÓN DEL ARCHIVO PLANO "ACTIVOS"

Instrucciones

1. Ejecute la tarea "Generación archivo plano PILA Activos (Res.2388)" en el menú "PROCESOS > Autoliquidación Aportes > Archivo PILA Activos".
2. En el campo Ciclo tecleé el período (Año y Mes) que corresponde a la PILA. 
3. En el campo Operador de Información seleccione el operador a través del cual realiza el reporte y pago de la PILA.
4. En el campo Quitar tildes y eñes? responda conforme a si requiere o no eliminar las tildes y la virgulilla en los nombres y apellidos de los cotizantes, con el fin de ajustarlos al formato requerido por el Operador de Información. 
5. Tome nota de la "ruta" de ubicación y "nombre del archivo" plano a generar.
6. Confirme la ejecución del proceso.

El sistema producirá un archivo en formato texto (.txt), estructurado conforme a las especificaciones técnicas vigentes de la PILA, el cual deberá cargarse posteriormente en la plataforma del Operador de Información autorizado.

Paso #4. CIERRE DEL CICLO

Una vez generado y validado el archivo plano ante el Operador de Información:

• Confirmar que la planilla haya sido aceptada sin inconsistencias. 
• Absténgase de solicitar la "autocorrección" de inconsistencias por parte del Operador de Información. 
• Cualquier inconsistencia deberá ser corregida primero en el Software ASCII.

Instrucciones

1. Ejecute la tarea "Cierre del Ciclo de Autoliquidación de Aportes" en el menú PROCESOS > Autoliquidación Aportes > Cierre Ciclo.
2. En el campo Ciclo tecleé el período (Año y Mes) que corresponde a la PILA. 
3. Confirme la ejecución del proceso.

El cierre del ciclo deja formalmente concluido el proceso mensual de Autoliquidación de Aportes en el Software ASCII.