Importación de Notas de Contabilidad

En este manual se detallan los pasos necesarios para llevar a cabo la creación de Notas de Contabilidad utilizando una hoja electrónica, con el objetivo de optimizar tiempos, minimizar errores y asegurar la integridad del registro.

NOTA.- Esta funcionalidad está disponible a partir de la versión 17.07.07.0 del Software ASCII.

A lo largo de este artículo, exploraremos los pasos necesarios para preparar y estructurar la hoja electrónica, así como las mejores prácticas para asegurar que la información se integre correctamente en el sistema de gestión (módulo) contable.

CONSIDERACIONES:

• Esta herramienta debe ser utilizada únicamente para la creación de Notas de Contabilidad.
• Esta herramienta sólo crea una (1) Nota de Contabilidad en cada ejecución.
• Las Notas de Contabilidad creadas a través de esta herramienta no permiten el cruce de cuentas por cobrar o por pagar, si es licenciatario del módulo CUENTAS CORRIENTES.
• Las Notas de Contabilidad creadas a través de esta herramiento no permiten la ejecución del presupuesto público de Ingresos (sector público).
• Las Notas de Contabilidad creadas a través de esta herramienta no permiten el reconocimiento de gastos ejecutados con el presupuesto público de la entidad (sector público).

PASO #1. DILIGENCIAMIENTO DE LA HOJA ELECTRÓNICA

En la subcarpeta "Docs", que se encuentra dentro de la carpeta principal del Software ASCII en el servidor, está disponible la hoja electrónica denominada CODocumento.xlsx que contiene la plantilla base que debe ser diligenciada para la importación de documentos.

Descargue la plantilla "CODocumento.xlsx" haciendo clic aquí

Recomendaciones

• No utilice el símbolo "punto y coma" (;) en ninguno de los datos. Si se utiliza este símbolo, al convertirla a un archivo CSV, el sistema puede interpretar incorrectamente estos puntos y comas como delimitadores adicionales. Esto puede desorganizar los datos y causar errores en la estructura del archivo.
• Si se introducen datos que exceden la longitud máxima permitida, éstos serán truncados; lo que puede resultar en la pérdida de datos importantes. Esto afecta la precisión y la integridad de la información almacenada.
• Las columnas A, F y G o H deben ser tramitadas obligatoriamente. Las demás columnas, son opcionales.
• Las columnas B, C, D, E y F preferiblemente deben definirse con formato "Texto".

PASO #2. CONVERSIÓN DE HOJA ELECTRÓNICA A ARCHIVO CSV

El siguiente procedimiento le permitirá convertir la hoja electrónica, completada con los datos de las imputaciones a importar, en un archivo CSV (separado por comas). Este archivo será finalmente requerido para llevar a cabo la creación de la Nota de Contabilidad.

Recomendaciones

• Verifique que la Configuración Regional de Windows del computador donde ejecutará este procedimiento sea compatible con el formato de números requerido en el archivo CSV a generar. Leer más ...
• Las columnas que contienen valores ($) y porcentajes (columnas G, H, I, J y K) deben definirse con formato "número", NO usar separadores de miles y deben tener dos (2) posiciones decimales.

Instrucciones

1. Abra la hoja electrónica.
2. Vaya a "Archivo > Guardar como".
3. Guarde el archivo en la subcarpeta "Daimp", que se encuentra dentro de la carpeta principal del Software ASCII en el servidor.
4. En el campo "Tipo", elija "CSV (delimitado por comas) (*.csv)".
5. En el campo "Nombre" defina un nombre para el archivo (p. ej. "CODocumento.csv"). El nombre no debe contener espacios.
6. Haga clic en "Guardar".
7. Si aparece una advertencia sobre la compatibilidad, haga clic en "Sí" para continuar.

PASO #3. EJECUCIÓN DE TAREA PARA IMPORTACIÓN DE DOCUMENTOS

El siguiente procedimiento tiene como objetivo procesar el archivo CSV que contiene los datos del documento a importar.

1. Abra el módulo CUENTAS CORRIENTES o EMISIÓN DE DOCUMENTOS.
2. Abra el menú "DOCUMENTOS > Notas de Contabilidad > Importación".
3. En "Fecha" tecleé el año, mes y día del documento a importar.
4. En "Documento" tecleé el código del Tipo de Documento que corresponde a la nota de contabilidad a importar, o presione la tecla <F1> para consultar la lista y seleccionarlo. 
   Una vez seleccionado el Tipo de Documento el programa mostrará el número que le será asignado.
5. En "Comprobante" presione la tecla <F1> para consultar la lista de Comprobantes de Contabilidad y seleccionar el que corresponda al documento a importar.
6. En "Concepto" tecleé el texto que describa de manera resumida el concepto de la nota de contabilidad.
7. En "Detalle" tecleé el texto que describa de manera amplia detalle de la nota de contabilidad.
8. En "Ruta/archivo" tecleé "daimp\" seguido del nombre dado al archivo .CSV a importar (p. ej. daimp/codocumento.csv".
9. En "Separador de listas" tecleé el símbolo separador de campos utilizado en el archivo CSV. Por defecto, el valor es punto y coma ";". Pueden usarse otros símbolos como: coma (,) o pleca (|).
10. En "Líneas de encabezado?" tecleé el número de registros incluidos en el archivo y que corresponden a los nombres de campos o encabezado. El valor por defecto es "1".
11. En "Modo de ejecución" seleccione Validación para ejecutar la tarea en modo de prueba, o Actualización para ejecutarla actualizando las bases de datos de documentos.
12. En la ventana ESPECIFICACIONES DEL LISTADO seleccione las opciones para generar los reportes.

Mensajes de error en el reporte de inconsistencias generado

A continuación, una lista de los mensajes de error que pueden mostrarse en el informe INCONSISTENCIAS EN IMPORTACIÓN DE DOCUMENTO DESDE ARCHIVO .CSV (Ref. CPP750A)" que eventualmente emite el programa, cuando detecte inconsistencias en los datos informados.