Implementación de la versión 2025.02 del Catálogo Estándar de Cuentas contables para las II EE oficiales de Cali

Este instructivo se ha elaborado asumiendo que la Institución Educativa ya había iniciado y/o realizado la implementación de la "Resctricción para creación de subcuentas contables y presupuestales", con la versión 2025.01 del Catálogo Estándar de Cuentas contables; conforme a instrucciones dadas en el Webinar dictado el 17 de enero de 2025. 

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Haga clic aquí para consultar el Catálogo Estándar de Cuentas Contables, versión 2025.02 (2025/01/27)

PASO #1. Instalación de la versión 18.01.29.0 publicada el 29 de enero de 2025.

Durante el proceso de instalación de la versión 18.01.29.0 se realizarán las siguientes acciones:

• Actualización de la versión del programa ASCII.
• Instalación del Catálogo Estándar de Cuentas contables versión 2025.02, adoptado por las Instituciones Educativas Oficiales de Santiago de Cali, a partir de la vigencia 2025.
• Creación de las Cuentas Auxiliares insertadas en el Catálogo Estándar de Cuentas contables versión 2025.02, por parte de la oficina de Fondos de Servicios Educativos (FSE).
• Eliiminación de la base de datos que contiene los saldos de los estados financieros de la vigencia 2025.

Instrucciones

1. Ingrese al programa ASCII.
2. Abra el menú Menú de Aplicaciones.
3. Haga clic en Archivo y luego en Buscar actualizaciones.

PASO #2. Creación de las cuentas auxiliares en las subcuentas 111005xx y 111006xx

Tiene como propósito crear cuentas auxiliares para cada cuenta bancaria de la institución educativa, en la subcuenta que corresponda a la entidad bancaria a la cual pertenezca.

Instrucciones

1. Abra el módulo CONTABILIDAD.
2. Cambie la Fecha de Proceso a 2025/01/??.
3. Abra el menú MAESTROS > Cuentas Contables.
4. Ejecute la tarea Actualización > Creación de una Cuenta.
5. Proceda con la creación de cada una de las cuentas auxiliares de bancos.

PASO #3. Revisión y actualización de la configuración del Catálogo de Cuentas contable del 2025

Tiene como propósito armonizar la estructura de los saldos y el movimiento de la contabilidad del 2025 con la del 2024. Específicamente se trata de:

• Revisar y actualizar el parámetro “Requiere Centro Utilidad?”
• Revisar y actualizar el parámetro “Requiere Tercero?”
• Revisar y actualizar el parámetro “Requiere Referencia?”
• Revisar y actualizar los parámetros relacionados con la articulación con el Presupuesto.

La siguiente ilustración muestra los cambios que pueden o no realizarse en la estructura de saldos de la contabilidad del 2025:

Instrucciones

1. Abra el módulo CONTABILIDAD.
2. Cambie la Fecha de Proceso a 2025/01/??.
3. Abra el menú MAESTROS > Cuentas Contables.
4. Ejecute la tarea Actualización > Modificación de una Cuenta.
5. Proceda con la actualización/configuración de las cuentas (auxiliares o de captura) que lo requieran.

PASO #4. Revisión y actualización de la homologación de los Catálogos de Cuentas contables del 2024 vs 2025

Tiene como propósito homologar las cuentas cuya codificación, que venía manejándose hasta la vigencia 2024, haya variado con respecto al nuevo Catálogo de Cuentas contables adoptado a partir de la vigencia 2025.

Instrucciones

1. Abra el módulo CONTABILIDAD.
2. Cambie la Fecha de Proceso a 2024/12/31.
3. Abra el menú MAESTROS > Homologaciones > Homologaciones.
4. Ejecute la tarea Actualización.
5. Seleccione el homologador "IECALC25".
6. Seleccione el catálogo a homologar: "Cuentas".
7. Seleccione el método de homologación a utilizar: "De Código Origen"
8. Proceda con la homologación de únicamente las cuentas cuya codificación haya variado entre uno y otro catálogo.

PASO #5. Ejecución de la tarea TRASLADO DE SALDOS (2024 a 2025).

La ejecución de esta tarea tiene como propósito trasladar los saldos finales del balance con corte a 2024/12/31 a los saldos iniciales de la vigencia 2025, conforme a la homologación y configuración de la estructura de saldos, efectuada en los pasos anteriores.

Instrucciones

• Abra el módulo CONTABILIDAD.
• Cambie la Fecha de Proceso a 2024/12/31.
• Abra el menú PROCESOS > Cierre anual.
• Ejecute la tarea Traslado de Saldos.
• En caso de presentarse inconsistencia(s), arrastre hacia arriba la ventana que muestra el error, para visualizar el código de la cuenta afectada. 

La siguiente ilustración muestra los mensajes de error que podrían presentarse al ejecutar la tarea "Traslado de Saldos", relacionados con el proceso de implementación de la "Resctricción para creación de subcuentas contables y presupuestales":

PASO #6. Ejecución de la tarea REPROCESO DE MOVIMIENTO.

La ejecución de esta tarea tiene como propósito reconstruir los saldos y movimientos del balance de la vigencia 2025, conforme a las configuraciones efectuadas en el Catálogo de Cuentas contables de la vigencia 2025.

Instrucciones

• Abra el módulo CONTABILIDAD.
• Cambie la Fecha de Proceso a 2025/01/31.
• Abra el menú UTILIDADES > Mantenimiento saldos.
• Ejecute la tarea Reproceso Movimiento.
• En "Reprocesar desde el MES hasta el MES" tecleé 2025/01 a 2025/12.
• En "Reprocesar desde CUENTA hasta CUENTA" presione la tecla <ENTER> sin digitar ningún código..
• En "Desea continuar?" tecleé "S" para confirmar la ejecución de la tarea.