Implementación de Firmantes en los documentos contables y presupuestales – Asesorías y Sistemas Computarizados SAS

Los documentos contables y presupuestales expedidos a través del módulo CUENTAS CORRIENTES o EMISIÓN DE DOCUMENTOS contienen, al pie, cuatro (4) casillas destinadas para las firmas de los funcionarios involucrados en el proceso de preparación, elaboración, revisión, autorización, aprobación, etc., de los documentos (ver imagen #1).

Imagen #1

Por defecto, las casillas se destinan para los firmantes de los procesos de: preparación, elaboración, revisión y aprobación. Sin embargo, el usuario puede realizar las siguientes modificaciones a la configuración de estas casillas:

Cambiar los nombres de los procesos.
Cambiar el orden de los procesos.
Predeterminar el "nombre" del funcionario que interviene en el proceso.
Predeterminar el "cargo" del funcionario que interviene en el proceso.
Hacer que se muestre la "cuenta de usuario" que actualizó el documento por última vez.

La configuración de las casillas de Firmantes es independiente para cada Tipo de Documento definido en el sistema. Así, por ejemplo, la configuración del Tipo de Documento "RC-RECIBO DE CAJA" es independiente de la configuración del Tipo de Documento "CE-COMPROBANTE DE PAGO".

A continuación se dan las instrucciones para la configuración de las casillas de Firmantes.

Paso 1. Mantenimiento de la lista de Firmantes.

En primer lugar, y sólo si requiere que, al imprimir alguno de los documentos, se muestre en las casillas de Firmantes el "nombre" o "cargo" del funcionario que interviene en uno o más procesos, se debe definir o actualizar el Catálogo de Firmantes; que no es otra cosa que la lista de funcionarios que firman los documentos.

Cada Firmante se identifica por un Código, conformado por números y/o letras y de máximo dos (2) caracteres (p. ej. 01, 02, 03, A1, A2, C, etc.).

Instrucciones

Abra el módulo EMISIÓN DE DOCUMENTOS o CUENTAS CORRIENTES (según del cual sea Licenciatario).
Abra el menú Maestros/Parámetros/Firmantes.
Seleccione la tarea Actualización.
Si desea incluir un nuevo Firmante presione la tecla F5. Si desea modifcar o borrar un Firmante use las teclas de dirección (arriba o abajo) para seleccionar el Firmante que desee actualizar; luego presione la tecla F4 para borrarlo o la tecla ENTER para modificar sus datos.
Complete o modifique los datos a actualizar.
Confirme la actualización del registro del Firmante.

Paso 2. Configuración de las casillas de Firmantes para el Tipo de Documento.

Como se había dicho antes, la configuración de las casillas de Firmantes es independiente para cada Tipo de Documento definido en el sistema. Es decir, cada Tipo de Documento tiene su propia configuración en cuanto al nombre y orden de los procesos, y los funcionarios involucrados.

Instrucciones

Abra el módulo EMISIÓN DE DOCUMENTOS o CUENTAS CORRIENTES (según del cual sea Licenciatario).
Abra el menú Maestros/Tipos de Documento.
Seleccione la tarea Texto personalizado.
En el campo Tipo de Documento presione la tecla F1 para seleccionar el documento a configurar.
En el campo Ubicación seleccione la opción Firmantes.
Para cada una de las cuatro (4) casillas de Firmantes repita los pasos 7 y 8.
En el campo Texto tecleé el "nombre del proceso" que desea aparezca en la casilla del Firmante. Si no desea que, al imprimir el documento, en la casilla se muestre un "nombre de proceso" déjela vacía o con espacios.
En el campo Codigo presione la tecla F1 y seleccione el Firmante que corresponde a la casilla o el proceso. Si no desea que, al imprimir el documento, en la casilla se muestre el "nombre" del funcionario involucrado, déjela vacía o con espacios. Si por el contrario, desea que, al imprimir el documento, en la casilla se muestre la "Cuenta de Usuario" de la persona que actualizó por última vez el documento, tecleé "@" o "@@"
Confirme la configuración de los Firmantes del documento.