Creación masiva de Activos Fijos – Asesorías y Sistemas Computarizados SAS

En este manual se detallan los pasos necesarios para llevar a cabo la creación masiva de activos fijos utilizando una hoja electrónica, con el objetivo de optimizar tiempos, minimizar errores y asegurar la integridad del registro.

A lo largo de este artículo, exploraremos los pasos necesarios para preparar y estructurar la hoja electrónica, así como las mejores prácticas para asegurar que la información se integre correctamente en el sistema de gestión (módulo) de Activos Fijos.

CONSIDERACIONES:

Esta herramienta debe ser utilizada únicamente para la creación de Activos Fijos Muebles; es decir, no aplica para los bienes inmuebles (Terrenos y Edificios).
Esta herramiente debe ser utilizada para "agregar" bienes al inventario existente, por motivos de nuevas adquisiciones; y en ningún caso para reemplazarlo.
Esta tarea no exime de la elaboración del documento COMPROBANTE DE ENTRADA; el cual es necesario para formalizar el ingreso de los activos en el inventario y capturar los datos de adquisición de los activos: fecha, proveedor, valor del bien, reconocimiento contable, etc.
En caso de que el concepto de adquisición de los activos sea "compra". esta tarea no exime del registro del documento FACTURA DE COMPRA; el cual es necesario para el reconocimiento contable de la compra.
Esta tarea no exime de la elaboración del documento ORDEN DE TRASLADO; el cual es necesario para asignar, por primera vez, la Localización y el Responsable de cada Activo.

PASO #1. DILIGENCIAMIENTO DE LA HOJA ELECTRÓNICA

En la subcarpeta "Docs", que se encuentra dentro de la carpeta principal del Software ASCII en el servidor, está disponible la hoja electrónica denominada AFCreamasivo.xlsx que contiene la plantilla base que debe ser diligenciada para la creación masiva de activos fijos.

Descargue la plantilla "AFCreamasivo.xlsx" haciendo clic aquí

Recomendaciones

No utilice el símbolo "punto y coma" (;) en ninguno de los datos. Si se utiliza este símbolo, al convertirla a un archivo CSV, el sistema puede interpretar incorrectamente estos puntos y comas como delimitadores adicionales. Esto puede desorganizar los datos y causar errores en la estructura del archivo.
Si se introducen datos que exceden la longitud máxima permitida, éstos serán truncados; lo que puede resultar en la pérdida de datos importantes. Esto afecta la precisión y la integridad de la información almacenada.
Las columnas A, B, D, V, W y X deben ser tramitadas obligatoriamente. Las demás columnas, son opcionales.

Columna	Campo	Descripción	Especificaciones
A	Codigo	Código que identifica al Activo	Conforme a su configuración en los parámetros generales.
B	Descripcion	Descripción del Activo	Alfanumérico, 80 caracteres
C	Codigo_Enlace	(Opcional). Si el Activo es un componente de otro, en este campo se puede almacenar el código del Activo más relevante y del que forma parte. La misma Placa de enlace puede ser definida en más de un Activo.	Alfanumérico, 10 caracteres
D	Grupo	Código del Grupo al que corresponde el Activo. Para asignar este código debe consultar o seleccionarlo del Catálogo de Grupos, donde ya debe existir. Se debe asignar siempre el código de mayor nivel.	Alfanumérico, 6 caracteres
E	Centro_Utilidad	(Opcional). Código del Centro de Utilidad al cual se desea asociar el Activo. Para asignar este código debe consultar o seleccionarlo del Catálogo de Centros de Utilidad, donde ya debe existir.	Alfanumérico, 6 caracteres
F	Marca	(Opcional). Nombre de la marca comercial del Activo.	Alfanumérico, 10 caracteres
G	Modelo	(Opcional). Descripción del modelo del Activo que lo distingue dentro de la marca comercial.	Alfanumérico, 10 caracteres
H	Tipo	(Opcional). Puede ser utilizado para describir la clasificación del modelo del Activo que lo distingue dentro de la marca comercial.	Alfanumérico, 10 caracteres
I	Referencia	(Opcional). Si aplica, es el código de referencia asignado al Activo.	Alfanumérico, 15 caracteres
J	Nro_Serie	(Opcional). Si aplica, es el número de serie asignado al Activo por parte del fabricante.	Alfanumérico, 15 caracteres
K	Nro_Motor	(Opcional). Si aplica, es el número del motor asignado al Activo por parte del fabricante.	Alfanumérico, 15 caracteres
L	Nro_Chasis	(Opcional). Si aplica, es el número de chasis asignado al Activo por parte del fabricante.	Alfanumérico, 15 caracteres
M	Cantidad_Potencia	(Opcional). Si aplica, es el valor que define la potencia del Activo.	Numérico, 5 enteros - 2 decimales
N	Unidad_Potencia	(Opcional). Si aplica, es la unidad de medida que define la potencia del Activo.	Alfanumérico, 3 caracteres
O	Cantidad_Capacidad	(Opcional). Si aplica, es el valor que define la capacidad del Activo.	Numérico, 7 dígitos
P	Unidad_Capacidad	(Opcional). Si aplica, es la unidad de medida que define la capacidad del Activo.	Alfanumérico, 3 caracteres
Q	Voltaje	(Opcional). Si aplica, es el valor que define la cantidad de voltios que actúan en el Activo.	Numérico, 5 enteros
R	Amperaje	(Opcional). Si aplica, es el valor que define la intensidad de corriente eléctrica que circula en el Activo.	Numérico, 3 enteros - 2 decimales
S	Fases	(Opcional). Si aplica, es el valor que define el número de tensiones eléctricas en que se basa el Activo.	Numérico 1 dígito
T	Material	(Opcional). Es una descripción del material en que está elaborado el Activo.	Alfanumérico, 10 caracteres
U	Color	(Opcional). Es una descripción del color del Activo.	Alfanumérico, 10 caracteres
V	Estado	Este campo determina el estado de uso del Activo.	Valores permitidos: B: Bueno R: Regular M: Malo
W	Asegurable	Este campo determina si el Activo puede ser asegurado.	Valores permitidos: S: Sí N: No
X	Pignorado	Este campo determina si el Activo fue dado en garantía del préstamo o crédito obtenido para adquirirlo.	Valores permitidos: S: Sí N: No

PASO #2. CONVERSIÓN DE HOJA ELECTRÓNICA A ARCHIVO CSV

El siguiente procedimiento le permitirá convertir la hoja electrónica, completada con los datos de los activos a crear de forma masiva, en un archivo CSV (separado por comas). Este archivo será finalmente requerido para llevar a cabo la creación de los activos propiamente dicha.

Recomendaciones

Verifique que la Configuración Regional de Windows del computador donde ejecutará este procedimiento sea compatible con el formato de números requerido en el archivo CSV a generar. Leer más ...

Instrucciones

Abra la hoja electrónica.
Vaya a "Archivo > Guardar como".
Guarde el archivo en la subcarpeta "Daimp", que se encuentra dentro de la carpeta principal del Software ASCII en el servidor.
En el campo "Tipo", elija "CSV (delimitado por comas) (*.csv)".
En el campo "Nombre" tecleé "Creamasivo".
Haga clic en "Guardar".
Si aparece una advertencia sobre la compatibilidad, haga clic en "Sí" para continuar.

PASO #3. EJECUCIÓN DE TAREA PARA CREACIÓN MASIVA DE ACTIVOS

El siguiente procedimiento tiene como objetivo procesar el archivo CSV que contiene los datos de los ACTIVOS a crear en forma masiva e incorporarlos en la base de datos correspondiente.

Esta tarea ofrece dos modos de ejecución:

Modo Validación: permite al usuario realizar la lectura y procesamiento de la hoja electrónica diligenciada sin que se realicen cambios en las bases de datos del sistema. Es decir, se ejecuta a modo de "prueba".
Modo Actualización: Una vez comprobado que no se presentan inconsistencias en el contenido de la hoja electrónica, se puede ejecutar de nuevo la tarea de este modo, para que se actualizan las bases de datos.

Procedimiento

Abra el módulo ACTIVOS FIJOS.
Abra el menú "MAESTROS > Activos > Creación masiva".
En "Ruta/nombre del archivo CSV" tecleé "daimp\creamasivo.csv".
En "Contiene registro de encabezado?" tecleé "S" o "N" para indicar si el primer registro del archivo corresponde a encabezados.
En "Modo de ejecución" seleccione Validación para ejecutar la tarea en modo de prueba, o Actualización para ejecutarla actualizando las bases de datos.
En la ventana ESPECIFICACIONES DEL LISTADO seleccione las opciones para generar los reportes.

Mensajes de error durante la ejecución

A continuación, una lista de los mensajes de error que podrían desplegarse en pantalla durante la ejecución de esta tarea.

Código	Mensaje	Descripción	Solución
0050	CODIFICACION DE ACTIVOS ES DISCONTINUA	La codificación asignada a los ACTIVOS es discontinua o se encuentra fuera de la secuencia de codificación establecida.	Verifique en la hoja electrónica que el cóodigo del primer ACTIVO coincida con el siguiente código disponible según la numeración automática asignada.
0051	ARCHIVO NO ENCONTRADO EN DISCO	El archivo seleccionado no se encuentra en disco.	Verifique que la ruta de ubicación y/o nombre del archivo se encuentren bien escritos.

Mensajes de error en el reporte de inconsistencias generado

A continuación, una lista de los mensajes de error que pueden mostrarse en el informe INCONSISTENCIAS EN CREACIÓN MASIVA DE ACTIVOS (Ref. AFP712A)" que eventualmente emite el programa, cuando detecte inconsistencias en los datos informados.

Mensaje	Descripción	Solución
CÓDIGO sin valor o vacío	No se informó el código del ACTIVO.	Complete el contenido de esta columna.
CÓDIGO contiene caracteres inválidos	El código de ACTIVO contiene caracteres inválidos. La longitud del código de ACTIVO no corresponde a la definida en los parámetros generales.	Verifique el código informado. Verifique que los ceros a la izquierda en el código se estén informando.
Longitud del CÓDIGO supera tamaño permitido	La longitud del código de ACTIVO es mayor a la definida en los parámetros generales.	Verifique el código informado.
CÓDIGO duplicado	En la base de datos ya existe un ACTIVO con el mismo código.	Verifique si el ACTIVO debe ser incluido en la hoja electrónica. En caso, contrario verifique y corrija el código informado.
DESCRIPCIÓN del Activo sin valor o vacío	No se informó la descripción del ACTIVO.	Complete el contenido de esta columna.
GRUPO sin valor o vacío	No se informó el código de GRUPO al que pertenece el ACTIVO.	Complete el contenido de esta columna.
GRUPO no existe en TABLA DE GRUPOS	El código de GRUPO informado no existe en la TABLA DE GRUPOS.	Consulte en la TABLA DE GRUPOS el código informado y corríjalo en la hoja electrónica.
ACTIVO clasificado en GRUPO de nivel superior	El código de GRUPO informado está desglosado en la TABLA DE GRUPOS; por lo tanto debe informar alguno de los códigos desglosados.	Consulte en la TABLA DE GRUPOS el código informado y corríjalo en la hoja electrónica.
ESTADO DEL ACTIVO sin valor o valor inválido	Este campo está vacío. El ESTADO DEL ACTIVO informado no contiene ninguno de los valores permitidos en este campo.	Complete o corrija el contenido de esta columna, con los valores permitidos: B:Bueno R: Regular M: Malo
ASEGURABLE sin valor o valor inválido	Este campo está vacío. El ESTADO DEL ACTIVO informado no contiene ninguno de los valores permitidos en este campo.	Complete o corrija el contenido de esta columna, con los valores permitidos: S: Sí N: No
PIGNORADO sin valor o valor inválido	Este campo está vacío. El ESTADO DEL ACTIVO informado no contiene ninguno de los valores permitidos en este campo.	Complete o corrija el contenido de esta columna, con los valores permitidos: S: Sí N: No