Autorizaciones para actualizar (corregir, anular o borrar) documentos

El sistema de AUTORIZACIONES para la actualización de documentos tiene como propóistos:

• Conservar evidencia, para su consulta posterior, de las actualizaciones efectuadas a los documentos.
• Maximizar el control de actualización de documentos, delegando a un funcionario de mayor jerarquía dentro de la empresa o entidad, la aprobación de los cambios que se realicen a un (número de) documento  específico.

Porque no basta con que el usuario que intenta actualizar (corregir, anular o borrar) un documento tenga "permiso" para ejecutar la tarea;  se requiere, además, de una "autorización" por parte del funcionario encargado en la empresa o entidad para poder llevarla cabo la actualización..

Para los documentos que a continuación se enumeran se requiere de la generación de una "autorización" antes de intentar actualizarlos:

NOTAS.-

• ´"Anular" no es lo mismo que "borrar". Al "anular" el documento se conserva en los archivos de datos, señalado como "anulado". Al "borrar" el documento se elimina de los archivos de datos. 
• Los documentos que expide el sistema sólo pueden ser "anulados". Por el contrario, los documentos expedidos por terceras personas podrán ser "anulados"o "borrados".
• Es probable que para la corrección de documentos el programa no requiera de una "autorización", debido a que el mismo asi se ha determinado en la configuración del Tipo de Documento correspondiente.

Instrucciones para generar una Autorización para anular y/o borrar documentos

1. Abra el módulo módulo donde fue generado el documento: EMISIÓN DE DOCUMENTOS, CUENTAS CORRIENTES, INVENTARIOS o FACTURACIÓN.
2. Abra el menú Documentos
3. Abra el menú Autorizaciones.
4. Ejecute la tarea Ingreso.
5. Tecleé los datos solicitados por el programa y que corresponde al documento a actualizar: Tipo de Documento, Fecha, Número y Tercero (si aplica).
6. En el campo Acción seleccione la operación a realizar.
7. En el campo Motivo escriba el motivo por el cual requiere corregir, anular o borrar el documento.
8. En el campo Usuario presione la tecla F1 para consultar la lista de Usuarios y seleccionar la persona autorizada y quien vá a realizar la actualización del documento. El usuario que se autorice deberá ingresar al programa ASCII con su Cuenta de Usuario.
9. Proceda con la actualización del documento, ejecutando la tarea correspondiente: corrección o anulación.