Implementación de Reportes SIFSE

Esta guía rápida provee información completa y detallada para la implementación en el Software ASCII de los reportes SIFSE, conforme a la resolución 16378 del 18 de noviembre de 2013 expedida por el Ministerio de Educación Nacional. 

Características de los reportes SIFSE

• La periodicidad de presentación es trimestral.
• Los datos fuente corresponden a las ejecuciones presupuestales. 
• Son dos los reportes a presentar: Ejecución de Ingresos y de Gastos.
• El reporte de Ejecución de Ingresos se presenta a nivel de Fuentes de Ingreso.
• El reporte de Ejecución de Gastos se presenta a nivel de Fuente de Ingreso e Item de Detalle (Concepto del Gasto).
• Los reportes deben presentarse haciendo uso de los códigos (equivalencia numérica) establecida por el Ministerio de Educación Nacional.
• Los valores se muestran en unidades de pesos.

Como se describió anteriormente, debido a que los reportes se deben presentar haciendo uso de los códigos (equivalencia numérica) establecida por el Ministerio de Educación Nacional para las Fuentes de Ingreso y los Items de Detalle o Conceptos de Uso, es necesario homologar o establecer equivalencias entre esta codificación y la que se utiliza en el Software ASCII para las Fuentes de Financiación y Cuentas Presupuestales, respectivamente.

La siguiente es la Tabla de Fuentes de Ingreso SIFSE, definida por el Ministerio de Educación Nacional y con cuya codificación se deben presentar las Ejecuciones de Ingresos y de Gastos, a partir de la vigencia 2025:

La siguiente es la Tabla de Items de Detalle SIFSE, definida por el Ministerio de Educación Nacional y con cuya codificación se debe presentar la Ejecución de Gastos, a partir de la vigencia 2025: 

En esta guía encontrará a continuación instrucciones para:

1. Homologar las Fuentes de Financiación ASCII con las Fuentes de Ingreso SIFSE.
2. Homologar las Cuentas Presupuestales ASCII con los Items de Detalle o Conceptos de Uso SIFSE.
3. Generar los reportes SIFSE: Ejecución de Ingresos y Ejecución de Gastos.

Creación de Homologador 

ASCII contiene una herramienta a través de la cual se establecen equivalencias o relaciones de Códigos con plataformas de terceros, denominada Homologadores. 

El SIFSE es una plataforma que maneja su propia codificación para las Fuentes e Items de Detalle, y los reportes SIFSE deben generarse usando esa codificación. En consecuencia, en ASCII debe definirse un Homologador para establecer las equivalencias de Códigos entre ASCII y SIFSE.

1. Abra el módulo CONTABILIDAD.
2. Abra el menú Maestros > Homologaciones > Homologadores > Actualización.
3. Presione la tecla F5 para insertar el nuevo Homologador en la Tabla de Homologadores (ver Imagen #1). 

Imagen #1

4. En el campo Codigo tecleé “SIFSE”, que será el código asignado al nuevo Homologador.
5. En el campo Descripción tecleé “Sistema de Información Fondos de Servicios Educativos”.
6. En el campo Tipo seleccione la opción Presupuestal, para indicar que el contenido del Homologador corresponde a información presupuestal.
7. En el campo Cuentas? de la sección CATALOGOS A HOMOLOGAR tecleé “S”, para responder afirmativamente e indicar que en este Homologador se requiere homologar el Catálogo de Cuentas Presupuestales.
8. A continuación, en el campo => Con presione la tecla F1 para consultar la lista de Catálogos Externos de Cuentas y seleccionar SIFSE: Conceptos de Uso, v2025.01.
9. En el campo Fuentes Financiacion? de la sección CATALOGOS A HOMOLOGAR tecleé “S”, para responder afirmativamente e indicar que en este Homologador se requiere homologar el Catálogo de Fuentes de Financiación.
10. A continuación, en el campo => Con presione la tecla F1 para consultar la lista de Catálogos Externos de Fuentes y seleccionar SIFSE: Fuentes de Ingreso, v2025.01
11. En los demás campos de la sección CATALOGOS A HOMOLOGAR tecleé “N”, para responder negativamente e indicar que no se requiere homologar el correspondiente catálogo.

Homologación de Fuentes de Financiación ASCII con Fuentes de Ingreso SIFSE

Consiste en definir las equivalencias entre las Fuentes de Financiación ASCII y las Fuentes de Ingreso SIFSE.

Para la homologación de Fuentes téngase en cuenta que:

• Una Fuente de Ingreso SIFSE puede ser homologada con una o más Fuentes de Financiación ASCII.
• Una Fuente de Financiación ASCII sólo puede ser homologada con más de una Fuente de Ingreso SIFSE.

El programa ofrece al usuario dos (2) métodos de homologación:

• De Código Destino: es decir, a partir de las Fuentes de Ingreso SIFSE.
• De Código Origen: es decir, a partir de las Fuentes de Financiación ASCII.

Un ejemplo (no es una sugerencia) de homologación por el método De Código Destino, es decir, Fuentes de Ingreso SIFSE con Fuentes de Financiación ASCII:

El mismo ejemplo (no es una sugerencia) anterior de homologación, por el método De Código Origen, es decir, Fuentes de Financiación ASCII con Fuentes de Ingreso SIFSE:

Instrucciones

1. Abra el módulo CONTABILIDAD.
2. Abra el menú Maestros/Homologaciones/Homologaciones/Actualización.
3. En la ventana Paso 1. Selección de Homologador  (ver Imagen #2) con las teclas ↓, ↑,  <RePag> y <AvPag> navegue a través de la lista y seleccione el Homologador con código SIFSE. Presione la tecla Enter para aceptar la selección. 

Imagen #2

Imagen #3

Imagen #4

Si en el paso (e) seleccionó “De Código Destino”:

Imagen #5

Las Fuentes de Financiación ASCII se mostrarán así:

• En color blanco: fila sin el enfoque, no señalada aún.
• En color verde: fila sin el enfoque, ya señalada.
• En color amarillo: fila con el enfoque, para señalarse o no.
• En color rojo: fila con o sin el enfoque, no puede señalarse, por alguna de las siguientes causas:

Corresponde a un Código de Título.

Ya fue homologada con otra Fuente de Ingreso SIFSE. 

Imagen #6

Si en el paso (e) seleccionó “De Código Origen”:

Imagen #7

Imagen #8

Homologación de Cuentas Presupuestales ASCII con Items de Detalle SIFSE

Consiste en definir las equivalencias entre las Cuentas Presupuestales ASCII y los Items de Detalle SIFSE.

Para la homologación de Cuentas Presupuestales ASCII con Items de Detalle SIFSE téngase en cuenta que:

• Un Item de Detalle SIFSE puede ser homologado con una o más Cuentas Presupuestales ASCII.
• Una Cuenta Presupuestal ASCII sólo puede ser homologada con un Item de Detalle SIFSE.

El programa ofrece al usuario dos (2) métodos de Homologación:

• De Código Destino: es decir, a partir de los Items de Detalle SIFSE.
• De Código Origen: es decir, a partir de las Cuentas Presupuestales ASCII.

Un ejemplo (no es una sugerencia) de homologación por el método De Código Destino, es decir, Items de Detalle SIFSE con Cuentas Presupuestales ASCII: 

El mismo ejemplo (no es una sugerencia) anterior de homologación, por el método De Código Origen, es decir, Cuentas Presupuestales ASCII con Items de Detalle SIFSE:  

Instrucciones

1. Abra el módulo CONTABILIDAD.
2. Abra el menú Maestros/Homologaciones/Homologaciones/Actualización.
3. En la ventana Paso 1. Selección de Homologador  (ver Imagen #9) con las teclas de flecha (↓ ↑)  ­, RePag y AvPag navegue a través de la lista y seleccione el Homologador con código SIFSE. Presione la tecla Enter para aceptar la selección. 

Imagen #9 

Imagen #10 

Imagen #11

Si en el paso (e) seleccionó “De Código Destino”:

Imagen #12

• En color blanco: fila sin el enfoque, no señalada aún.
• En color verde: fila sin el enfoque, ya señalada.
• En color amarillo: fila con el enfoque, para señalarse o no.
• En color rojo: fila con o sin el enfoque, no puede señalarse, por alguna de las siguientes causas:

• Corresponde a un Código de Título.
• Ya fue homologada con otro Item de Detalle SIFSE. 

Imagen #13

Si en el paso (e) seleccionó “De Código Origen”:

Imagen #14

Imagen #15

Consulta e impresión de Listado de Homologaciones

El Listado de Homologaciones permitirá visualizar en pantalla o impreso las homologaciones efectuadas, de Fuentes de Financiación y de Cuentas Presupuestales ASCII con las Fuentes de Ingreso e Items de Detalle SIFSE, respectivamente.

Instrucciones

1. Abra el módulo CONTABILIDAD.
2. Abra el menú Maestros/Homologaciones/Homologaciones/Listado.
3. En el campo Homologador presione la tecla F1 para consultar la lista y seleccionar el Homologador con código “SIFSE”.
4. En el campoCatálogo use las teclas de flecha (↓ ↑)   para navegar a través de la lista de opciones, y seleccione el Catálogo para el cual desea consultar las homologaciones efectuadas.
5. En el campo Clasificación use las teclas de flecha (↓ ↑)   para navegar a través de la lista de opciones, y seleccione el orden y presentación de las homologaciones a consultar.

En la imagen #16 se muestra un ejemplo del Listado clasificado por Código Destino, donde se observa la Tabla SIFSE, en este caso de Fuente de Ingreso, al lado izquierdo del listado y al frente la homologación con las Fuentes de Financiación ASCII. 

 Imagen #16

En la imagen #17 se muestra el mismo Listado anterior clasificado por Código Origen, donde se observa el Catálogo ASCII, en este caso de Fuentes de Financiación, al lado izquierdo del listado y al frente la homologación con las Fuentes de Ingreso SIFSE. 

Imagen #17

Generación de Reporte: Ejecución de Ingresos 

Permite obtener la Ejecución de Ingresos SIFSE en modo listado (ver imagen #18) para visualizar en pantalla o impreso, y en archivo CSV para ser exportado a EXCEL (ver imagen #19). 

Imagen #18

Imagen #19

Instrucciones

1. Abra el módulo CONTABILIDAD.
2. Abra el menú Presupuestos/Reportes/SIFSE => MinEducación/Ingresos (ver Imagen #20). 

Imagen #20

Imagen #21

4. En el campo Codigo DANE de la I.E. tecleé el código DANE de la Institución Educativa. 
5. En el campo Presupuesto Inicial use las teclas de flecha (↓ ↑)  y ­ para navegar a través de la lista de opciones, y seleccione: 

Del Año:         si el valor a reportar corresponde siempre al Presupuesto Inicial registrado al inicio de la vigencia (año).

Del Período:    si el valor a reportar corresponde al Presupuesto Inicial del trimestre a reportar.

Del Año:         si el valor a reportar corresponde a los Recaudos acumulados de enero a la fecha de corte del trimestre a reportar.

Del Período:  si el valor a reportar corresponde a los Recaudos acumulados del trimestre a reportar.

7. En el campo Año del Reporte tecleé el año de la vigencia a la que corresponde la Ejecución.
8. En el campo Período del reporte use las teclas de flecha (↓ ↑)  ­ para navegar a través de la lista de opciones, y seleccione el período (trimestre) al que corresponde la Ejecución.
9. En el campo Homologador del reporte presione la tecla F1 para consultar la lista y seleccionar el Homologador con código “SIFSE”.
10. En el campo Formato de las cifras use las teclas de flecha (↓ ↑)  ­ para navegar a través de la lista de opciones, y seleccione el formato en que se expresarán las cifras en la Ejecución: Unidades de Pesos (recomendado), Miles de Pesos o Millones de Pesos.
11. En el campo Delimitador de campos tecleé el símbolo, definido en la Configuración Regional de Windows, que será usado como separador de listas en el archivo CSV que genera el programa y que contiene la Ejecución para ser exportada a EXCEL. Generalmente se usan los caracteres: punto y coma (recomendado), coma o pipe (|).
12. En el campo Nombre del archivo tecleé, si desea cambiarla, la etiqueta del archivo CSV que genera el programa y que contiene la Ejecución para ser exportada a EXCEL. 
13. En el campo Abrir archivo al finalizar? tecleé “S” (recomendado) o “N” para responder afirmativa o negativamente, según si desea abrir con EXCEL el archivo CSV; al finalizar la ejecución de la tarea.

Generación de Reporte: Ejecución de Gastos 

Permite obtener la Ejecución de Gastos SIFSE en modo listado (ver imagen #22) para visualizar en pantalla o impreso, y en archivo CSV para ser exportado a EXCEL (ver imagen #23).

Imagen #22

Imagen #23

Instrucciones

1. Abra el módulo CONTABILIDAD.
2. Abra el menú Presupuestos/Reportes/SIFSE => MinEducación/Gastos (ver Imagen #24).

 Imagen #24 

Imagen #25

4. En el campo Codigo DANE de la I.E. tecleé el código DANE de la Institución Educativa. 
5. En el campo Presupuesto Inicial use las teclas de flecha (↓ ↑)  y ­ para navegar a través de la lista de opciones, y seleccione: 

Del Año: si el valor a reportar corresponde siempre al Presupuesto Inicial registrado al inicio de la vigencia (año).

Del Período: si el valor a reportar corresponde al Presupuesto Inicial del trimestre a reportar.

Del Año: si el valor a reportar corresponde a los Compromisos, Obligaciones o Pagos acumulados de enero a la fecha de corte del trimestre a reportar.

Acumulado del Período:  si el valor a reportar corresponde a los Compromisos, Obligaciones o Pagos acumulados del trimestre a reportar.

Saldo final:                     si el valor a reportar corresponde a los Compromisos, Obligaciones o Pagos pendientes por ejecutar a la fecha de corte del trimestre a reportar.

7. En el campo Año del Reporte tecleé el año de la vigencia a la que corresponde la Ejecución.
8. En el campo Período del reporte use las teclas de flecha (↓ ↑) para navegar a través de la lista de opciones, y seleccione el período (trimestre) al que corresponde la Ejecución.
9. En el campo Homologador del reporte presione la tecla F1 para consultar la lista y seleccionar el Homologador con código “SIFSE”.
10. En el campo Formato de las cifras use las teclas de flecha (↓ ↑)  para navegar a través de la lista de opciones, y seleccione el formato en que se expresarán las cifras en la Ejecución: Unidades de Pesos (recomendado), Miles de Pesos o Millones de Pesos.
11. En el campo Delimitador de campos tecleé el símbolo, definido en la Configuración Regional de Windows, que será usado como separador de listas en el archivo CSV que genera el programa y que contiene la Ejecución para ser exportada a EXCEL. Generalmente se usan los caracteres: punto y coma (recomendado), coma o pipe (|). 
12. En el campo Nombre del archivo tecleé, si desea cambiarla, la etiqueta del archivo CSV que genera el programa y que contiene la Ejecución para ser exportada a EXCEL. 
13. En el campo Abrir archivo al finalizar? tecleé “S” (recomendado) o “N” para responder afirmativa o negativamente, según si desea abrir con EXCEL el archivo CSV; al finalizar la ejecución de la tarea.